จากการระบาดของโรคโควิด-19 (Covid-19) ทำให้เศรษฐกิจไทยตกอยู่ในภาวะตกต่ำเป็นอย่างมากจนเกิดภาวะเศรษฐกิจถดถอยขึ้น (คือการที่ GDP ติดลบติดต่อกัน 2 ไตรมาส) เนื่องจาก GDP ในไตรมาสแรกและไตรมาสที่ 2 ของปี 2563 อยู่ที่ -2% และ -12.2% ตามลำดับ นอกจากนี้ศูนย์วิจัยกสิกรไทยยังคาดว่า GDP ปี 2563 จะมีการติดลบถึง 10% ดังนั้นการปรับตัวเพื่อให้ธุรกิจอยู่รอดในภาวะเช่นนี้จึงเป็นสิ่งจำเป็น การเช่าสำนักงานถือว่าเป็นต้นทุนอย่างหนึ่งที่มีค่าใช้จ่ายทุกเดือน หากสามารถลดค่าใช้จ่ายลงได้ก็จะช่วยให้ธุรกิจมีสภาพคล่องมากยิ่งขึ้น แล้วเราควรจะมีแนวทางในการปรับตัวสำหรับการเช่าสำนักงานอย่างไร?
ก่อนอื่นอยากให้เข้าใจสภาพปัญหาในปัจจุบันว่าไม่ได้ส่งผลกระทบเฉพาะผู้เช่าออฟฟิศเท่านั้น แต่ตัวตึกสำนักงานก็ได้รับผลกระทบเป็นอย่างมากเช่นเดียวกัน เนื่องจากมีห้องว่างเพิ่มขึ้นจากการที่บริษัทไม่มีเงินจ่ายค่าเช่า ในขณะเดียวกันก็ไม่สามารถลดค่าเช่าให้สอดคล้องกับภาวะเศรษฐกิจในปัจจุบันได้ เพราะผู้เช่าเดิมจ่ายค่าเช่าในอัตราสูง หากผู้เช่ารายใหม่มีค่าเช่าถูกกว่ารายเดิมก็อาจจะเกิดปัญหาได้ และหากลดค่าเช่าให้ทุกบริษัทตัวอาคารก็จะเกิดปัญหาสภาพคล่องเช่นเดียวกัน
เนื่องจากสัญญาเช่าสำนักงานปกติจะทำกัน 3 ปี หากออกก่อนกำหนดก็จะต้องโดนยึดเงินมัดจำ 3 เดือน ซึ่งเป็นจำนวนเงินที่ค่อนข้างสูง ในเมื่อไม่สามารถย้ายออกไปตึกอื่นได้ ทางออกเดียวที่เป็นไปได้ก็คือการขอเจรจากับฝ่ายอาคารนั่นเอง
โดยปกติในสัญญาจะมีการระบุว่าห้ามเช่าช่วง แต่เนื่องจากปัจจุบันเป็นสถานการณ์ที่ไม่ปกติ อาจจะขอต่อรองให้สามารถนำบริษัทอื่นมาเช่าพื้นที่ของเราเพื่อลดภาระค่าใช้จ่ายลง โดยอาจจะเป็นการระบุบริษัทที่จะมาเช่าว่าเป็นการเช่าข่วงสำหรับบริษัทใดบริษัทหนึ่งเท่านั้น ทั้งนี้เพราะปกติเจ้าของตึกสำนักงานจะมีความกังวลเรื่องความปลอดภัย หากปล่อยให้มีการเช่าช่วงแบบเสรีอาจจะมีคนแปลกหน้าเข้ามาที่ตึกมากจนกระทบต่อความปลอดภัยโดยรวมได้
การต่อรองค่าเช่าสำนักงานในช่วงนี้ไม่มีอัตราที่ตายตัวว่าจะลดได้เท่าไร ขึ้นอยู่กับสภาพการณ์ของแต่ละบริษัท การพูดความจริงถึงสถานะบริษัทน่าจะเป็นการช่วยให้ต่อรองราคาได้ดีที่สุด การต่อรองค่าเช่านั้นถือเป็นศิลปะอย่างหนึ่ง คำแนะนำก็คือควรต่อรองค่าเช่าประมาณ 3 - 6 เดือน เท่านั้น เพราะถ้าหากขอลดค่าเช่าตลอดอายุสัญญาหรือนานกว่านี้โอกาสที่ทางตึกจะให้คงยาก หรืออาจจะลดให้แต่ไม่มากนัก เราควรต่อรองระยะเวลาสั้น ๆ ก่อน และถ้าสถานการณ์ยังไม่ดีขึ้นก็ค่อยต่อรองราคาอีกที วิธีนี้จะช่วยให้เราได้ราคาค่าเช่าที่ดีที่สุด
การลดค่าเช่าสำนักงานเพียงอย่างเดียวอาจจะไม่เพียงพอที่จะพยุงฐานะของบริษัทในช่วงเวลานี้ ทางออกอีกทางก็คือการเจรจาขอลดพื้นที่ไปพร้อม ๆ กับการลดค่าเช่า โดยมีหลักในการพิจารณาพื้นที่ใหม่ดังนี้
ปัจจุบันการ Work From Home เป็นที่ยอมรับกันอย่างแพร่หลาย ดังนั้นเป็นการดีที่จะมาคำนวนพื้นที่นั่งทำงานใหม่ ดูว่าฝ่ายที่จำเป็นต้องนั่งทำงานในออฟฟิศมีกี่คน และสามารถนั่งทำงานที่บ้านได้กี่คน ก็จะช่วยลดพื้นที่การทำงานได้พอสมควร
ที่ผ่านมาค่าเฉลี่ยในการคำนวณพื้นที่นั่งทำงานของออฟฟิศทั่ว ๆ ไป คือ 1 คน จะใช้พื้นที่ประมาณ 8 – 10 ตารางเมตร แต่หากเราต้องการลดพื้นที่เช่าสำนักงานลงจริง ๆ เราสามารถวางผังการนั่งทำงานแบบ Co-Working Space ก็ได้ ที่มีโต๊ะขนาดใหญ่ 1 ตัว และทุกคนนั่งล้อมรอบโต๊ะนั้น หรือการจัดวางเฟอร์นิเจอร์แบบสำนักงานสำเร็จรูป (Service Office) โดยการเอาโต๊ะเข้าชิดผนังและตรงกลางเป็นทางเดิน ห้องเพียง 20 ตารางเมตร ก็สามารถนั่งทำงานได้ประมาณ 5 – 6 คน เลยทีเดียว ซึ่งช่วยลดพื้นที่การทำงานเหลือประมาณ 3 – 5 ตารางเมตร/คน เท่านั้น
เนื่องจากปัจจุบันมีหลายบริษัทต้องปิดลง ทำให้มีห้องว่างที่ตกแต่งแล้วเป็นจำนวนมาก การย้ายออฟฟิศอาจจะไม่ต้องทำการตกแต่งอะไรมากมาย จึงเป็นข้อดีอย่างหนึ่งของการย้ายพื้นที่เช่าสำนักงานในช่วงเวลานี้ แต่ข้อควรระวังก็คือ ก่อนที่จะย้ายไปห้องใหม่เราควรจะตกลงกับตึกเรื่องการคืนห้องเดิมว่าสามารถคืนตามสภาพได้ไหม รวมทั้งห้องใหม่ที่เราจะเข้าอยู่ก็ควรจะเจรจากับทางอาคารให้ชัดเจนว่าหลังจากหมดสัญญาเช่าแล้วจะต้องส่งคืนห้องอย่างไร เป็นห้องออฟฟิศโล่ง ๆ หรือว่าคืนตามสภาพได้ ไม่เช่นนั้นก็อาจจะเป็นค่าใช้จ่ายที่ค่อนข้างสูงในอนาคต
โดยปกติเมื่อมีการต่อสัญญาเช่าทางอาคารจะปรับค่าเช่าขึ้นประมาณ 10% - 15% ซึ่งถือเป็นธรรมเนียมปฏิบัติมาช้านาน แม้ว่าปัจจุบันจะเกิดภาวะเศรษฐกิจถดถอยเพราะโรคโควิด-19 (Covid-19) ก็ตาม อาคารสำนักงานให้เช่าหลาย ๆ แห่งยังคงปรับราคาขึ้นเช่นเดิม ทางออกที่ดีที่สุดก็คือการย้ายไปเช่าสำนักงานที่มีราคาค่าเช่าต่ำกว่าที่เดิม อาจจะต้องเลือกเช่าอาคารเกรด B หรือเกรด C ซึ่งมีค่าเช่าสำนักงานค่อนข้างถูกประมาณ 350 – 500 บาท/ตรม เท่านั้น ซึ่งการย้ายออฟฟิศใหม่นั้นก็ควรใช้หลักพิจารณาพื้นที่เหมือนกับการย้ายพื้นที่กรณีที่สัญญาเช่ายังไม่หมดตามที่ได้กล่าวไว้แล้วข้างต้น เพราะเป้าหมายของการย้ายพื้นที่สำนักงานในครั้งนี้ก็เพื่อลดค่าใช้จ่าย เพื่อประคองให้ธุรกิจสามารถอยู่รอดผ่านพ้นวิกฤติช่วงนี้ได้
แม้ว่าปัจจุบันจะง่ายในการหาเช่าสำนักงานแบบตกแต่งแล้วบางส่วน เพราะมีบริษัทออกไปเป็นจำนวนมาก แต่อย่าลืมว่าไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะเจอออฟฟิศที่ตกแต่งไว้แล้วตามที่เราต้องการ 100% ดังนั้นจะต้องมีการดัดแปลง ปรับปรุงให้เหมาะกับการทำงานของบริษัท เราคงต้องพิจารณาให้ดีเพราะหากต้องมีการเปลี่ยนแปลงสภาพห้องมาก การหาห้องโล่ง ๆ แล้วตกแต่งใหม่ บางครั้งอาจจะมีต้นทุนที่ถูกกว่าก็ได้
นอกจากนี้ควรคำนวณต้นทุนในการย้ายทั้งหมดด้วยว่าเป็นเท่าไรเมื่อเปรียบเทียบกับการอยู่ที่เดิม หากการย้ายไปออฟฟิศใหม่แม้ค่าเช่าจะถูกกว่า แต่หากคิดต้นทุนการตกแต่งและขนย้ายแล้วมีราคาพอ ๆ กับค่าเช่าที่ปรับขึ้น การอยู่ที่เดิมน่าจะเป็นคำตอบที่ดีกว่า เพราะพนักงานก็คุ้นชินกับอาคารเดิม ไม่ต้องปรับตัวมากนัก
อันนี้จะเป็นกรณีที่เราเช่าพื้นที่ที่ตกแต่งแล้วบางส่วนเท่านั้น เนื่องจากทางตึกน่าจะได้รับค่าปรับสภาพพื้นที่จากผู้เช่าเก่ามาเรียบร้อยแล้ว หากเราไม่ต่อรองกับทางอาคาร ทางตึกก็จะทำตามระเบียบปกติคือให้เราทำห้องโล่งคืนตึกพร้อมพื้น ฝ้า ไฟ แอร์ ใหม่ ซี่งเป็นค่าใช้จ่ายที่ค่อนข้างสูงประมาณ 1,500 – 3,000 บาท/ตรม หากเรารู้ก่อนว่าสามารถต่อรองตรงนี้ได้ บริษัทก็จะประหยัดค่าใช้จ่ายในอนาคตได้ค่อนข้างมากทีเดียว
หลาย ๆ คนอาจจะไม่ชอบรูปแบบการเช่าสำนักงานสำเร็จรูป (Service Office) หรือการเช่า Co-Working Space เนื่องจากจะต้องใช้พื้นที่ส่วนกลางร่วมกับผู้อื่น อีกทั้งห้องที่นั่งทำงานก็มีขนาดค่อนข้างเล็ก ประมาณ 10 – 30 ตารางเมตร เท่านั้น แต่ปัจจุบันตลาดเช่าสำนักงานสำเร็จรูป (Service Office) หรือการเช่า Co-Working Space มีการแข่งขันค่อนข้างสูง จากเดิมที่คิดค่าเช่าเฉลี่ยประมาณ 10,000 บาท/คน/เดือน ในช่วงวิกฤติเศรษฐกิจแบบนี้บางแห่งยอมลดราคาเหลือเพียง 5,000 – 6,000 บาท/คน/เดือน เท่านั้น เนื่องจากการมีคนเช่าก็ยังดีกว่าปล่อยให้ห้องว่าง ในขณะที่ต้องจ่ายค่าเช่าพื้นที่ให้กับอาคารสำนักงานเท่าเดิม นี่จึงเป็นอีกโอกาสหนึ่งของการลดค่าใช้จ่ายด้านการเช่าสำนักงาน นอกจากนี้การเช่า Service Office จะทำให้เราคุมค่าใช้จ่ายได้ เพราะราคารวมทุกอย่างแล้ว หากต้องการลดค่าใช้จ่ายลงก็แค่ลดจำนวนคนที่เช่าสำนักงานสำเร็จรูป (Service Office) และเพิ่มจำนวนคนที่ Work From Home ของบริษัทให้มากขึ้นเท่านั้น อีกทั้งการเช่าสำนักงานแบบนี้เป็นการเช่าระยะสั้น สัญญา 1 เดือน – 1 ปี ทำให้ค่อนข้างยืดหยุ่นเหมาะแก่การเช่าเพื่อปรับตัวในสภาวะเศรษฐกิจที่ยากลำบากเช่นนี้
หากบริษัทไม่สามารถแบกรับภาระค่าใช้จ่ายด้านการเช่าสำนักงานได้จริง ๆ การเช่าออฟฟิศเสมือน (Virtual Office) ก็เป็นอีกทางเลือกหนึ่งที่น่าสนใจ แม้ว่าจะไม่มีที่นั่งทำงานให้ แต่การมีที่อยู่บริษัทในตึกเกรด A ในภาวะเช่นนี้ ก็ช่วยเรื่องภาพลักษณ์ของบริษัทได้เป็นอย่างมาก และหากลูกค้าต้องการเข้ามาพบเรา เราก็สามารถเช่าห้องประชุมหรือห้องทำงานชั่วคราวแบบรายวันได้ ในขณะที่เราเสียค่าใช้จ่ายต่อเดือนเพียงหลักพันเท่านั้น ถูกกว่าการเช่าสำนักงานรูปแบบอื่น ๆ หลายเท่านัก จึงนับได้ว่าการเช่าออฟฟิศเสมือนเป็นทางเลือกที่ไม่สามารถมองข้ามได้ในภาวะเช่นนี้จริง ๆ
ดูเหมือนตัวเลือกนี้จะขัดกับสถานการณ์เศรษฐกิจในปัจจุบัน แต่หากบริษัทเรามีกำลังที่จะซื้อพื้นที่สำนักงานเองได้ ไม่ว่าจะเป็น Home Office, Town Home หรือพื้นที่ออฟฟิศ (Office Space) ตามตึกสำนักงานที่เป็นแบบออฟฟิศ-คอนโด ซึ่งแต่ละห้องสามารถซื้อขายเปลี่ยนมือได้ แต่ต้องทำเป็นสำนักงานเท่านั้น ห้ามอยู่อาศัย การซื้อออฟฟิศในช่วงนี้จะได้เปรียบตรงที่ราคาซื้อขายจะถูกกว่าปกติ และแทนการจ่ายค่าเช่าสำนักงานก็เอาเงินส่วนนี้ไปทำการผ่อนกับธนาคารแทน ไม่เพียงเท่านี้ ในอนาคตเมื่อภาวะเศรษฐกิจกลับมาเป็นปกติ สินทรัพย์ที่เราซื้อนี้ก็จะทวีมูลค่าขึ้น การขายต่อย่อมได้กำไรแน่นอน ทางเลือกในการซื้อสำนักงานนี้เรียกได้ว่าเป็นโอกาสทองของบริษัทที่มีกำลังซื้ออย่างแท้จริง เป็นการเปลี่ยนวิกฤติให้เป็นโอกาส เปลี่ยนค่าใช้จ่ายในปัจจุบันให้เป็นกำไรในอนาคต
เมื่อพูดถึงการเช่าสำนักงาน หลาย ๆ บริษัทอาจจะไม่ชอบที่จะให้เอเจนเป็นตัวแทนในการหา เนื่องจากคิดว่าสามารถหาเองได้ แต่การได้ผู้เชี่ยวชาญในตลาดเช่าสำนักงานเป็นที่ปรึกษาย่อมดีกว่าการตัดสินใจเองโดยมีข้อมูลที่ไม่ครบถ้วน โดยเฉพาะในภาวะเศรษฐกิจหดตัวแบบนี้ การตัดสินใจผิดพลาดอาจจะส่งผลกระทบอย่างใหญ่หลวงต่อฐานะการเงินได้ เพราะเป็นรายจ่ายผูกพันทุกเดือนนานนับปี นอกจากนี้บริการต่าง ๆ ของเอเจนนั้นเป็นบริการฟรี ไม่มีค่าใช้จ่ายใด ๆ เนื่องจากทางเจ้าของตึกจะเป็นผู้รับภาระค่าใช้จ่ายตรงนี้แทน ดังนั้นการใช้บริการของเอเจนจึงก่อให้เกิดผลดีทั้งสิ้น อีกทั้งการติดต่อตึกโดยตรงกับการติดต่อผ่านเอเจนก็จะได้ราคาเท่า ๆ กัน ไม่เสียผลประโยชน์ใด ๆ สิ่งสำคัญคือต้องหาเอเจนที่มีประสบการณ์ เป็นเอเจนที่รู้จักตลาดการเช่าสำนักงานที่ดีพอ อีกทั้งยังมีมุมมองเดียวกันกับผู้ประกอบการ ที่มองผลประโยชน์โดยรวมในภาพกว้าง ดังนั้นหากท่านต้องการหาพื้นที่เช่าสำนักงาน ทางทีมงาน OfficeBangkok.com พร้อมที่จะช่วยเหลือและให้คำปรึกษาแก่ท่านโดยไม่มีค่าใช้จ่ายใด ๆ เพื่อให้เราสามารถก้าวผ่านวิกฤตินี้ไปด้วยกัน
บทความนี้เขียนโดย
จิรายุส 081-6824898
Director
บริษัท เจบี ออฟฟิเชียนซี่ จำกัด
หากต้องการรายละเอียดการเช่าออฟฟิศ เช่าพื้นที่สำนักงานเพิ่มเติม ติดต่อ จิรายุส 081-6824898 อีเมล jirayus.b@gmail.com